.

.
.

Perkara Yang Wajib Di hindari, Kesalahan fatal Praktik SOP

Posted by bikinsop Rabu, 19 September 2012 0 komentar
Bagikan Artikel Ini :


SOP dibutuhkan oleh siapa pun, terutama mereka yang berkeinginan membuat auto pilot organisasinya, ujungnya didapat ekselerasi pertumbuhan. Bayangkan jika sebuah organisasi tidak bergantung pada figure anda. Kerja mulai fajar dan berakhir sampai bergulir, dan uangpun mengalir tajir. Saying waktu luang tidak hadir. Tidak memiliki system, berarti anda siap menanggung derita tiada akhir. Cara cerdas yang menjadi plihan adalah menanam system sekali, namun dapat memetik buahnya berkali- kali. Oraganisasi terus tumbuh seiring waktu, berbuah mutu, berpunya waktu dan dapat terus berbagi ilmu

SOP dalam tataran bisnis diyakini mampu mengakselerasi waktu lebih singkat dalam meraih kesuksesan secara cepat. Shortcut yang mampu menduplikasikan system organisasi. Apa yang diperoleh induk organisasi akan mudah diikuti oleh para anak cabangnya. Kenyataan yang terjadi dilapangan, sedikit ditemukan refrensi maupun buku panduan mengenai pembuatan SOP aplikatif.

Berikut beberapa kesalahan yang sering di temukan pada beberapa bisnis yang telah memasarkan sistemnya, baik melalui cara bisnis opportunity maupun franchise

1.    Dibuat tanpa catatan waktu, kapan dikeluarkan dan diberlakukan
SOP direlease tanpa membuat dokumentasi waktu. Meski terkesan sepele, tapi tahukan anda bahwa catatan waktu mempunyai efek besar? Dengan waktu yang terekam akan memudahkan melakukan penelusuran jika terjadi cacat produksi ataupun cutomer claim. Apakah cacat produksi teradi karena keteledoran PIC dalam menjalankan aktivitas kerjanya? Ataukah karena saat kesalahan teradi SOP belum di release menadi sebuah bentuk panduan kera baku?  SOP yang tak bertarik akan kehilangan catatan milestone organisasi

2.    Tidak ter- update – tidak actual lagi apa yang tertulis didalamnya
Kesalahan fatal ini pernah teradi dikalangan pebisnis. Standar Operasional prosedur  harus dibuat seaktual mungkin. Artinya apa yang tertulis di dalamnya adalah cermin kegiatan yang nyata dilakukan. Bayangkan sebuah kegiatan ber- prosedur, tetapi tidak sesuai antara yang tertulis dengan yang dilakukan. Tahukah anda bahwa prinsip dasar sop adalah “melakukan apa yang tertulis, menulis apa yang dilakukan”? sekali meninggalkan kegiatan menulis berarti anda telah mengubur SOP anda dalam masa lalu

Setiap kegiatan bisnis  memilki sifat dinamis, apalagi bagi organisasi yang selalu memperhatikan kepuasan pelanggan. Dia akan selalu menyesuaikan permintaan pelanggan untuk mendapatkan layanan terbaik. Coba lihat bagaimana permintaan konsumen atas sebuah mobil. Dari waktu ke waktu mengalami metamorphosis atau perubahan kea rah yang lebih baik. Ika model mobil diubah maka sudah tentu proses pengerjaannya pun akan mengalami revisi. Begtu teradi proses perubahan yang tidak diiringi denganperbaikan, maka sop sudah tidak memilki fungsi lagi sebagai pedoman.

3.    Terdapat Jarak antara petunjuk tertulis dengan praktik
Adanya dinamika yang seperti ini, membuat evaluasi dan audit berkala manjadi wajib hukumnya. Sebaiknya dalam masa tertentu dilakukan uji sop apakah masih update ataukan sudah kadaluwarsa. Kita bisa memastikan tiap langkah proses/ prosedur dicocokkan dengan sop yang ada PIC bisa melakukan simulasi, sedangkan anda atau tim bisa melakukan kajian kesesuaiannya

Cara lain yang lebih sederhana adalah membuat prosedur kapan sebuah sop akan di update.anda dapat merumuskan salah satunya saat terjadi perubahan kegiatan pada proses/prosedur. Buatlah form yang sediakan di setiap unit/departemen, dan PIC mengisi form tersebut sehingga dapat segera dibuat revisinya.

4.    Tidak memuat solusi aksi jika ditemukan abnormalitas
Sebuah  Standar Operasional prosedur seharusnya menjadi manual book yang lengkap dan konprehensif. Oleh karena itu, untuk menghindari terjadinya kesalahan, SOP harus memuat konsisi abnormal yang mungkin timbul. Pembuatan rambu abnormallitas akan memudahkan user melaksankan deteksi awal sebuah proses cacat produksi (depect). Ingat semboyan kualitas tidak meneriman depect, tidak membua depect, tidak meneruskan depec. Kondisi ideal ini akan mudah dilaksanakan jika kita dapat mendeskripsikan kondisi abnormal.

Cara paling udah membuat batasan abnormal tentu dengan mencari kondisi normal. Rumusan kondisi ideal yang disyaratkan. Acuannya adalah dengan melihat semua kondisi factual di lapangan yang harus tersedia. Sederhananya hanya dengan membuat batasan yang jelas, apa yang baik atau apa yang tidak baik. Anda dapat membagi sebuah lembaran kertas menjadi dua bagian sama besar, sisi kiri untuk yang baik dan sisi kanan untuk yang tidak baik. Dalam kegiatan supervise oleh seorang atasan, batasan ini akan sangat memudahkan. Penyimpangan akan dapat terdeteksi dan terpantau secara jelas saat pekera melakukan kegiatan terkategori abnormal

5.    Tidak di sosialisasikan kepada pemakai
Setelah sop melalui serangkain proses disyaratkan, lakukan sosialisasi. Sop harus dapat dipahami dan dimengerti oleh semua pemakai, karena merekalah yang paling berkepentingan. Sosialisasi uga dimaksudkan sebagai pemastian bahwa tidak ada perbedaan persepsi, baik antara anggota tim maupun antara atasan denga bawahan. Momen ini bisa digunakan untuk menyerap aspirasi maupun umpan balik membangun.

Bisnis seringkali mengabaikan proses sosialisasi ini, karena menganggapnya tidak terlalu penting. Kalaupun ada, sebagian melakukan proses sosialisasi, namun mereka lupa membuat dokumentasi pelengkap. Seharusnya mereka membuat list yang memuat siapa yang mensosialisasikan, pelaksanaannya, dan list tanda tangan sebagai bukti autentiknya. Pada unit kerja yang sering terjadi keluar- masuk personal, bukti ini menjadi alat control bagi siapa saa yang telah paham dan mengerti sop

Hindari alasan yang dikemukan pemakai saat terjadi cacat produksi, hanya karena kita tidak memilki alat bukti bahwa sop telah sampai ke mereka. Cantumkan pada  format isian sosialisasi. Telah dipahami dan dimengerti isinya, siap dilaksankan sesuai ketentuan seak tanggal diberlakukan.




TERIMA KASIH ATAS KUNJUNGAN SAUDARA
Judul: Perkara Yang Wajib Di hindari, Kesalahan fatal Praktik SOP
Ditulis oleh bikinsop
Rating Blog 5 dari 5
Semoga artikel ini bermanfaat bagi saudara. Jika ingin mengutip, baik itu sebagian atau keseluruhan dari isi artikel ini harap menyertakan link dofollow ke http://www.bikinsopperusahaan.com/2012/09/perkara-yang-waib-di-hindari-kesalahan.html. Terima kasih sudah singgah membaca artikel ini.

small keyword toll

link group

Tebar Pesona
  • Sonic Run: Internet Search Engine ">Link 1
  • Free Smart Automatic BacklinkMajlis Link OtomatisMalaysia Free Backlink Services FreewebsitepromotionLink Portal Teks TVAutoBacklinkGratisjapanese instant free backlink Free Plugboard Link Banner ButtonFree Automatic Backlink Service">Link 2
  • Free Backlinks">Link 3
  • Free Backlinks">Link 4
  • Free Smart Automatic BacklinkMajlis Link OtomatisMalaysia Free Backlink Services FreewebsitepromotionLink Portal Teks TV">Link 4
  • Free Auto Backlink - Gratis Backlink Otomatis">Link 4
  • Free Backlinks">Link 4
  • Free Automatic Backlinks">Link 4
  • Backlink Lists|Free Backlinks">Link 4
  • Free Backlink">Link 4
  • Submit your website to 20 Search Engines - FREE with ineedhits!
    SEO Services
    ">Link 4
  • Free Automatic Backlinks ">Link 4
  • Free Backlinks ">Link 4
  • /">Link 4
  • Business
    Billiga Hotell i London ">Link 4
  • /">Link 4
  • Search Engine Marketing & Optimization">Link 4
  • Submit Your Site To The Web's Top 50 Search Engines for Free!">Link 4
  • Free Website Directory ">Link 4
  • Free Search Engine Submission
    ">Link 4
  • ">Link 4
  • Free Backlink for your Website">Link 4
  • Top Blogs ">Link 4
  • Free Search Engine Submission
    ">Link 4
  • ">Link 4
  • ">Link 4
  • Auto Backlink | Free Auto Backlinks Exchanges">Link 4
  • MIM - Free BacklinksYour-Link">Link 4
  • MIM - Free BacklinksYour-Link">Link 4
  • PR5 Uocsa Premium Free Website Directory Links To Your Website">Link 4
  • Shane English WEB Directory">Link 4
  • Ranking Website Directory ">Link 4
  • ExactSeek.com">Link 4
  • ExactSeek.com">Link 4
  • Free Meta Tag Generator">Link 4
  • Search Engine Submission - AddMe ">Link 4
  • free search engine website submission top optimization">Link 4
  • Submit your site to search engines for free
    Buy Social Media Services ">Link 4
  • Submit Your Site To The Web's Top 50 Search Engines for Free!">Link 4
  • Submit Your Site To The Web's Top 50 Search Engines for Free!">Link 4
  • www.Hypersmash.com">Link 4
  • Hgpromo.org">Link 4
  • Hgpromo.org">Link 4